高卒で事務職だった私の仕事内容を紹介する

高卒の初めのキャリア(一番初めの仕事)として選ばれる安いのが「事務」という仕事。

かくいう私も、今は営業として働いていますが、入社当初は「事務職」として働いていました。

そんな私だからこそ「高卒が事務職に就いたらどんな仕事を任されるのか?」をご紹介します。

高卒で事務職だった時の仕事内容

わたしの主な業務

うちの会社には事務の種類が2つありました。(他の会社も同じだと思います)

営業のサポートを行う「営業事務」と、顧客対応を中心に行う「一般事務」です。

わたしは一般事務として働いていたので、「営業が獲得して申し込みしてくれた顧客への対応」が私の仕事でした。

※うちの会社は少し特殊で、申し込み前までの事務作業を営業事務、申し込み後の事務作業を一般事務が担当するルールです。

具体的な仕事内容は次の3つです。

  1. 顧客対応
  2. コールセンターの管理・指導
  3. 日々の経常作業

顧客対応

基本的にはコールセンターを「問い合わせ窓口」としていますが、たまに直接本社に掛けてくる顧客もいらっしゃいます。

この場合、「コールセンターへ掛け直してください」というのも不親切なので、電話に出た人間が対応します。

  1. 〇〇が見れないんだけど
  2. 〇〇したいんだけど
  3. 〇〇に変えて欲しいんだけど

日々このような問い合わせに対応しています。

たまにリテラシーが低い顧客から電話がくると「こんなの聞いてこないでよ〜」って思う瞬間もあります。笑

そんな場面でも「わざわざ電話してくれたんだ」という気持ちを持って、親切に回答するよう心がけています。

ただ、1つだけ厄介なパターンがありまして…それが「クレームチックな電話」です。

会社に不備があってお怒りのお電話をいただくのは当然のこと。

しかし、理不尽なクレームに関しては「時間の浪費」になりかねません。

そのため「クレームチックな電話」は、本社では対応せずコールセンターに任せています。

コールセンターの管理・指導

他の会社も同じだと思いますが、うちの会社は問い合わせ窓口として「コールセンター」を設置しています。

コールセンターを設置することで自社で顧客対応をする工数が減り、本来の業務に時間を割くことができます。

そのため、コールセンター業務を本業としている会社へ「外部委託」という形で依頼します。

そこで発生するのが「コールセンターの管理・指導」です。

委託先のコールセンターには、自社で作成した顧客対応のマニュアルを配布し、それに従い顧客対応をしてもらいます。

しかし、当然ながら、対人なのでマニュアル通りにはいきません。

「イレギュラーな問い合わせ」なんて日常茶飯。その際に私たちが対応方法を指導し、コールセンターの担当者のスキルアップを図ります。

こうした「指導」を積み重ねて、イレギュラーでも対応できるコールセンターを目指す…これも私たちの仕事です。

日々の経常作業(毎日行う作業)

さぁ、お待たせしました。メイン業務のご紹介です!

私たちのメイン業務は「営業が獲得して申し込みしてくれた顧客の対応をすること」

次のような業務が該当します。

  1. 申し込み完了後の書類対応
  2. 既存顧客への通知対応
  3. 解約者への事務対応

この中でも特に作業量が多いのが「申し込み完了後の書類対応」なんです。

まぁでも当然と言えば当然で、営業が毎日新しい顧客を獲得するので、それに併せて「新しい顧客への対応」が発生し続けます。

しかも「新しい顧客への対応」は特に迅速な対応が求められます。

せっかく営業が新しい顧客を獲得したんですから、私たちはその顧客が少しでも長く契約してくれるよう、初期対応を丁寧かつ迅速にする必要があります。

毎日繰り返す作業と言えばそれまでですが、自分たちの対応で「継続して契約してくれるか」が決まる。

そう思うと世間が思っているよりも「責任」があるんですよね。

それが遣り甲斐でもありますが(笑)

1日のスケジュール

8:30
出社
出社したらメールをチェックし、一日のスケジュールを確認します。また、今日中のタスクも忘れずに確認します。
9:00
朝礼
テレビ会議を繋いで全社員で朝礼に参加します。週初めには部署ごとに1週間の予定を発表する場にもなります。
9:00~12:00
前日申し込みの対応
前日申し込みがあった顧客の対応を行います。手続き完了書類の発送や支払い方法登録の案内を行います。
13:00~17:00
既存顧客への対応
既存顧客からきた問い合わせについて、コールセンターから対応相談が来ているので、それに対して回答します。
17:00~17:30
打ち合わせ
週次のタスク進捗を確認したり、営業からの依頼・要望の検討を行います。
17:30
退社
特に残作業がなければ退社します。もし作業が残っていれば(回答期限が当日の案件など)残業します。