仕事の「効率」を意識して日々取り組んでいますか？
デキる人はみんな仕事の効率が良いです。
仕事の効率が良いとどんなメリットがあるでしょうか。
- 周りからの評価が高くなる
- 他に回す時間が増えてプライベートが充実する
- 時間に追われないため、精神面も肉体面も安定する
他にも良いことはたくさんありますが、悪いことは一つもないかと思います。
今回は「効率の良い仕事」をするための「意識」「行動」について解説していきます。
明日からすぐに実践できる具体的な方法まで紹介していきますので、デキるビジネスマンを目指す方は是非最後まで読んでみてください。
仕事の効率を悪くしている要因
効率の良い仕事について考える前に、「効率が悪い仕事」とはどんなものか考えていきましょう。
現在の自分自身に当てはまるものがないかチェックしてみてください。
- タスク(やること)の書き出しをしていない
- 優先順位をつけていない
- 今日やるべきことの全体像が見えていない
- 時間に対する意識がない
詳しく解説します。
タスク(やること)の書き出しをしていない
一つ一つのやることがハッキリしていない状態です。
何か仕事が一つ終わるごとに「次は何をやろうかな」と考える時間を毎回使うため、時間を浪費しています。
優先順位をつけていない
今日必ず完了しなくてはいけない事と、明日でも問題ない事がバラバラになっている状態です。
今日やるべきことの全体像が見えていない
とにかく思いついたことから始めてしまうタイプです。
最終的なゴールが見えていないため、仕事のペース配分を把握することができません。
時間に対する意識がない
時間は有限だという考えがなく、時間通りに終わらなかった場合は最悪「残業しよう」「明日しよう」と常に思っている状態です。
時間に対する意識がない人は周りにも悪影響を与えます。
仕事の効率が悪い人の共通点は、目的がハッキリしておらず、惰性で仕事をしているといえます。
仕事がデキない人の特徴ですね。
現時点で当てはまる項目があったとしても「自分は仕事がデキないんだ・・」と落胆しないでください。
効率の良い、悪いや仕事のデキる、デキないは生まれつきでもなんでもありません。
これからの行動次第でいくらでも改善可能！次項で詳しい行動プランを紹介していきます。
仕事を効率よく進めるコツ(意識編)
まずは意識(考え方)を変えていく必要があります。
「何のために」仕事の効率をよくしたいか、目的を明確にしていきましょう。
仕事の効率が良いと今まで手にできなかった「新たな時間」が生まれます。
新たな時間が生まれると今までチャレンジできなかった仕事に取り組むこともできますし、早く帰って家族との時間を増やすこともできます。
あなたはこの時間を「何に」使いますか？
仕事を効率よく進めるコツ(行動編)
オススメの具体的行動を紹介していきます。
今日やることを全て書き出す
朝出社したら「今日やること」を全て書き出しましょう。
「書く時間がもったいない」と思う方がいるかもしれませんが、これは効率の悪い人の行動です。
次は何をしようかなと、毎回考える時間の方が圧倒的に時間を浪費しています。
やることに優先順位をつける
やることを全て書き出したら順番を決めましょう。
難しく考える必要はありません。自分が重要だと思う項目から順番に番号を書くだけでOKです。
そしてそれを1番から順番に淡々とこなしていくだけです。
優先順位をつける時のコツですが、「後工程」がある項目を優先してください。
後工程とは自分の作業だけでは完結できない仕事です。
これをギリギリにしてしまうと次の人の作業時間が減ってしまいます。
でーくん
余裕を持って提出できれば、上司も内容をゆっくり確認する時間があり良い流れですね。
結果評価は必ず上がるでしょう。
他人との約束を予定に入れる
個人的にはこれが一番オススメです。
他人との約束には当然時間が設定されますので、強制的にそれまでに自分の作業を終わらせる必要がでてきます。
そうすれば自然と作業スピードは上がります。
仕事での約束でも良いですが、定時以降の約束でも使えます。
友人との食事などでもいいと思います。
ここでの注意点は「絶対に遅れないこと」です。
遅れてきたことに対する評価は、「この人はデキるから仕事をたくさん抱えている」ではなく、「この人はデキないから仕事が遅いんだな」となってしまいます。
仕事を効率よく進めるコツ(番外編)
最後に仕事の効率をよくする手助けをしてくれる便利ツールを紹介します。
リマイン君
参考 リマイン君LINEの無料アプリです。
友達登録して話しかけておくと、お願いした時間にLINEを送ってくれます。
忘れがちなちょっとしたタスクを思い出すには便利なアプリです。
トレロ
参考 トレロタスク管理を助けてくれる便利ツールです。
スマホにタスクを書き出すことができ、順番の変更や完了したものを簡単に消すことができます。
自由度がとても高いのが特徴です。
キャンパスノート A6サイズ
参考 キャンパスノート定番ノートですが、個人的にはこのサイズが一番オススメです。
スーツの内ポケットやお尻のポケットにジャストサイズです。
メモすることはビジネスマンの基本！安くてどこでも買えるという点がオススメです。
効率を上げるため、書き出すことは必須です。
今回の内容が一つでも参考になり、行動に移してもらえると嬉しいです。
効率をよくしてできるビジネスマンを目指していきましょう。
