若手が他部署へ仕事を依頼する際に意識すべきこと

会社では常に仕事を依頼したり、誰かから仕事依頼されたり…ということを繰り返しています。

依頼を受ける場合はそこまで意識しなくていいですが、こちらから仕事を依頼する際にはビジネスマナーを抑えておく必要があります。

まぁ、ビジネスマナーといっても堅苦しいものではなく、あくまで「相手を思う気遣い」というニュアンスです。

今回は若手が他部署へ仕事を依頼する際に「意識すべきこと」について紹介していきます。

仕事がデキるビジネスマンになる上で、上手に仕事を依頼するスキルは欠かせません。

仕事を他人に依頼することによって、以下のメリットが生まれます。

  1. コミュニケーション能力が身につく
  2. 段取り力が身につく
  3. 自分の仕事に集中できる(業務効率化)

メリットがあることだからこそ、しっかり身に着けたいスキルの一つです。

今回は特に若手が意識すべきことについて解説していきますので、是非最後まで読んでみてください。

不快にさせてしまう仕事の依頼事例

まず始めに仕事を依頼する際、絶対にやってはいけないことをお伝えします。

それは「相手を不快にさせないこと」です。

相手を不快する依頼をすると今回は依頼を引き受けてくれるかもしれませんが、今後は引き受けてくれない可能性があります。

相手を不快にする依頼とはどういったものでしょうか?

私自身の経験を元にまとめました。

  1. 依頼内容が分かりづらい
  2. 前置きが長い
  3. 相手の都合を考えていない
  4. 気遣いがない

詳しく解説していきます。

依頼内容が分かりづらい

結局「何を」「どうすればよいか」が具体的に分からないパターンです。

例えば20枚ぐらいの資料を渡されて、「これを2.3枚にまとめておいてほしい」みたいことを言われたらどうでしょうか?

どこがポイントで何のために使うか分からないものをまとめるのは困難です。

依頼された側は資料に目を通して、把握するところから始めなければいけなくなります。

前置きが長い

依頼までの前置きが長いパターンです。

「結局何が言いたいの?」とイライラしてしまいます。

相手の都合を考えていない

仕事に集中している時に突然話しかけて依頼してきたり、明らかに1時間はかかりそうな依頼内容を定時の30分前に依頼してきたりするパターンです。

とても身勝手な行動と言えます。

気遣いがない

依頼する「態度」に近いところになります。

依頼を受けてもらうのが当たり前といった態度はすぐに分かります。

当たり前と思っているため、当然「ありがとう」の一言もありません。

年齢に関係なく感謝のない依頼は不快に感じます。

上手に仕事を依頼する際に意識すること

上手に仕事を依頼するために意識すべきことは非常にシンプルです。

前項で挙げたことの逆をやればよいですね。

  1. 事前に依頼内容をまとめてから声をかける
  2. 結論から完結に
  3. 依頼された側の立場や状況を考える
  4. どんな小さな内容でも「感謝」を忘れない

事前に依頼内容をまとめてから声をかける

5W1Hを意識して準備しましょう。

  1. Who「誰が」
  2. When「いつ」
  3. Where「どこで」
  4. What「なにを」
  5. Why「なぜ」
  6. How「どのように」

ここを抑えてまとめておけば、質問にも答えやすいですし、相手も質問をしやすくなります。

結論から完結に

話の最初に依頼したい旨を伝えましょう。

唐突すぎるのは要注意です。

急に来て「これお願いします」と急に言われると、相手は何の件か分からず思考が停止してしまいます。

「●●の件なのですがよろしいですか?」から話を始めてください。

この一言で相手は何の話なのか把握することができます。

そこで相手のOKをもらった後に依頼内容を伝えるようにしましょう。

依頼された側の立場や状況を考える

周りから見て明らかに忙しくしている人や時間に追われている人に依頼をするときはタイミングを考えましょう。

さらには依頼内容に要する時間を自分で見積もって、余裕のある期間を設定して依頼するようにしてください。

気を付けるべき点は、依頼された側にもその人自身の仕事がある、というところです。

丸1日かかりそうな依頼内容を「明日までにお願いします」と言われたらどうでしょうか?

残業する羽目になることが目に見えていて、不快な思いをさせることになってしまいます。

どんな小さな内容でも感謝を忘れない

感謝することは何かを依頼する時に限らず、ビジネスマンとして当たり前のことかもしれません。

もはや「人」として当たり前の行為とも言えます。

会社内で感謝を表現するコツは、「言葉」や「行動」で示すことです。

言葉に関しては、依頼をする時に「今少しお時間大丈夫ですか?」の気遣いの一言が大事です。

どんな小さくて雑用のような依頼だったとしても必ず「ありがとう」を伝えましょう。

行動に関しては、逆に依頼される立場になったときは快く引き受けるようにしましょう。

前回引き受けてもらった時のお返しは感謝の表現の一つと言えます。

会社であるならば、ちょっとしたお菓子やコーヒーの差し入れなども良いですね。

簡単そうで意外とみんなができていない気遣いの行動かと思います。

こういった当たり前の行動の積み重ねが、「またこの人の依頼ならやってもいいかな」に繋がります。

実際に私がやっている仕事の依頼方法

最後に実際私がやっている依頼方法について具体例を紹介します。

仕事を依頼することになる場合、二つの状況が想定されます。

  1. 自分でもやれる内容だが絶対的に時間が足りない場合
  2. そもそも自分のスキルではできない場合

それぞれ具体的に解説していきます!

絶対的に時間が足りない場合

駆け引きなどを一切抜きにして、とにかく「お願い」をします。

感情に訴えかけるに近いかもしれません。

その際に意識していることは、自分だけでは間に合わない明確な理由を伝えることと、相手が困った時には必ず協力することを伝えることです。

自分のスキルではできない場合

「あなたにしかお願いできない」ことを伝えます。

自分にしかできないと特別感を出されて不快に思う人は少ないと言えます。

依頼する際の注意点は「丸投げしない」ことです。

行動が伴った依頼であれば依頼される側は力を貸してくれます。

「ここまでやってみたができなかった」という状況を付け加えて依頼しましょう。

冒頭にもお伝えしましたが、仕事の依頼の仕方はビジネスマンにとって一つの「マナー」であり「スキル」です。

意識して使っていきましょう。